Organizzare una giornata specialistica per il tuo studio è una buona soluzione per raggiungere diversi obiettivi con la stessa attività:
- dare visibilità al proprio studio
- comunicare il lancio di un nuovo servizio/prodotto
- attrarre nuovi potenziali pazienti
- fidelizzare la propria pazientela
- incrementare il fatturato
Per organizzare una giornata specialistica efficace è importante gestire al meglio tutte le attività propedeutiche alla giornata e pianificare nel dettaglio tutti gli elementi che concorreranno alla sua buona riuscita.
1. Identificare l’obiettivo
La prima scelta da fare è determinare qual è l’obiettivo che vogliamo raggiungere nell’organizzare una giornata specialistica. Voglio lanciare un nuovo servizio/prodotto? Voglio raggiungere nuovi potenziali pazienti? Voglio fidelizzare la mia pazientela attuale? Quanti pazienti voglio coinvolgere? Ognuno di questi obiettivi richiede una gestione diversa delle attività necessarie a rendere efficace la nostra giornata specialista. L’obiettivo deve essere chiaro fin dall’inizio ed è necessario definirlo anche dal punto di vista quantitativo, definirne le variabili da misurare e le varie attività necessarie, per poter poi analizzarne l’efficacia e, eventualemente, apportare i dovuti correttivi per l’organizzazione di successive giornate.
2. Organizzazione degli aspetti logistici
È necessario scegliere con accuratezza una giusta data/ora per la giornata specialistica. È consigliabile selezionare una data non troppo vicina rispetto all’avvio dell’organizzazione in modo da poter avere il tempo per gestire bene tutte le attività necessarie e, contestualmente, dare il giusto tempo ai nostri pazienti di organizzarsi. Consigliamo di fissare una data ad almeno 45 giorni dall’inizio della comunicazione. Anche la fascia oraria è importante. Cercate di scegliere un orario abbastanza ampio in modo da poter permettere a tutti di poter partecipare all’evento in base alle diverse esigenze. Giornata intera e senza pause è quello che consigliamo. Pensate poi al vostro studio, come poterlo allestire per la giornata; sarà una giornata importante e tutto deve essere perfetto: luci, aree di intrattenimento, ma pensate anche a uno spazio “riservato” per poter gestire la sottoscrizione dei servizi.
3. Pianificazione della strategia
Definite con precisione tutte le condizioni che presenterete alla pazientela nella giornata. Ad esempio, se state presentando per la prima volta un nuovo servizio dello studio, definitene le condizioni e le modalità di accesso per i pazienti. Inoltre sarà importante essere pronti sul presentare altri servizi o soluzioni che prevedano una sinergia di trattamenti.
4. Organizzazione della comunicazione
Preparate del materiale di comunicazione, e relativi strumenti, studiato per il paziente che volete raggiungere. Ad esempio se il mio obiettivo è fidelizzare la mia pazientela preparerò dei pieghevoli informativi da consegnare a tutti i pazienti dello studio. Per raggiungere lo stesso obiettivo invierò dei messaggi WhatsApp personalizzati ai pazienti gestiti, invitandoli alla giornata specialistica, informandoli del nuovo trattamento disponibile nello studio. Non dimenticate poi l’aspetto social. Preparate dei post chiari mettendo ben in evidenza data e oggetto della giornata specialistica. Non sottovalutate l’immagine grafica, considerate che gli utenti oggi ricevono centinaia di sollecitazioni giornaliere e lo “scrolling” è sempre più veloce. Abbiamo pochi secondi per rimanere impressi e catturare l’attenzione del nostro paziente target, quindi poco testo ma chiaro. Sponsorizzate i post sui social con delle campagne geolocalizzate nell’area che volete raggiungere. A volte un piccolo investimento può portare a un risultato inaspettato.
5. Definizione dell’agenda della giornata
Una volta iniziata la comunicazione, organizziamo la nostra agenda appuntamenti. Consideriamo il giusto tempo da dedicare per ogni paziente per la fase di presentazione del trattamento. In base al trattamento presentato potrebbero essere necesari dai 30 ai 45 minuti a paziente.Se abbiamo invitato con dei messaggi diretti dei pazienti che non ci hanno ancora dato un feedback, ricordiamo loro che siamo in attesa di una loro risposta. Facciamo riferimento sempre al fatto che potremmo ospitare un numero limitato di pazienti, che ci farebbe piacere averli nostri ospiti e che abbiamo lasciato loro una via privilegiata per partecipare all’evento.Prima della giornata specialistica ricontattiamo e confermiamo tutti gli appuntamenti presi. Ricordiamo sempre che c’è un tasso di caduta naturale degli appuntamenti in questo tipo di attività. Quindi, se il nostro obiettivo è avere 10 pazienti coinvolti dovremo necessariamente raccogliere 13-14 adesioni. Eventualmente pensiamo di stilare una lista d’attesa per inserire dei pazienti in caso di eventuali disdette.
6. Durante la giornata specialistica
È importante che tutto il personale dello studio sia professionale e entusiasta. Fuori dall’ambulatorio intratteniamo i nostri pazienti, prepariamo un piccolo aperitivo, raccontiamo il nostro studio e i nostri servizi. Raccontiamo anche dei progetti futuri, delle attività che stiamo preparando per offrire loro un servizio sempre migliore. Facciamo trasparire la nostra competenza e le nostre capacità. In ambulatorio, gestiamo il nostro paziente con empatia e gentilezza. Comunichiamo i benefici del servizio/prodotto che sta testando e evidenziamo come e cosa potrebbe aiutarlo nel gestire eventuali inestetismi. Non parliamo mai di prezzi, evitiamo una comunicazione con termini come problema, disagio, costo, ricordiamoci che in quel momento dobbiamo coinvolgere il nostro paziente.
7. La gestione della fase post-trattamento
È importante seguire in prima persona la fase post-trattamento, far sentire a proprio agio il paziente. Rinforziamo il lavoro fatto in durante il test chiedendo le sue sensazioni, cosa ha percepito, com’ è stato il trattamento. Lavoriamo a livello comunicativo sugli aspetti positivi e spingiamolo a dare risposte come “mi sono trovato bene”, “è stato piacevole”, etc. Solo a questo punto proponiamo di intraprendere il percorso di trattamento e illustriamogli l’eventuale preventivo. Qualora il paziente avesse comunque dubbi o volesse pensarci comunichiamogli che lo ricontatteremo per avere il suo feedback definitivo.
8. Tiriamo le somme
Il giorno successivo alla giornata specialistica troviamo il tempo di analizzare tutte le attività, i risultati di ciascuna di esse e stiliamo una lista di cosa è andato bene, eventualemente cosa va migliorato e quali possono essere le azioni correttive.
Questi sono gli step e le attività che suggeriamo per organizzare una giornata specialistica di successo.
Se vuoi approfondire i temi puoi contattare il nostro servizio clienti al numero 327.6849352